Vacature Medewerker Projectadministratie / Officemanager

Posted 4 weeks ago

Energy21 levert al meer dan 20 jaar datamanagementkennis en -software aan de grote spelers op de Europese energiemarkt. We leveren zowel aan de energie producerende kant van de markt, als aan de kant van de industriële grootverbruikers en netbeheerders. De energiemarkt is meer dan ooit in beweging. Door gebruik te maken van onze kennis en kunde lukt het energiegiganten hun organisaties niet alleen zo efficiënt mogelijk in te richten maar ook in te spelen op nieuwe kansen. Wij voorzien ze van marktkennis, innovatieve softwareoplossingen en het beheer van deze applicaties. We doen dit met ca. 50 collega’s vanuit Nederland en ongeveer 15 in Portugal.

Functie omschrijving

Medewerker Projectadministratie / Officemanager (0.8 – 1.0 Fte)

Het betreft een functie bestaande uit 2 (verschillende) rollen, waarbij je ca. 70% van je tijd zult besteden aan projectadministratie en de rest aan officemanagement.

Projectadministratie:

Jij bent verantwoordelijk voor de ondersteuning van het primaire werkproces binnen Energy21:

  • Je ondersteunt de Delivery Managers gedurende een project bij het verzamelen van de juiste informatie en documentatie voor de projectadministratie en –documenten;
  • Je bent verantwoordelijk voor de volledige urenadministratie binnen Energy21;
  • Je draagt zorg voor zowel de interne urenrapportages als voor de urenrapportages naar de klanten;
  • Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding van de facturatie. Dit betekent dat je alle relevante gegevens uit de projectadministratie oplevert, zodat de juiste facturen gemaakt kunnen worden;
  • Je voert analyses en controles uit op de registraties en houdt de voortgang op de projectbudgetten mede in de gaten;
  • Samengevat: je bent de administratieve ‘spin in het web’ voor de projecten binnen de organisatie.

Officemanagement:

Jij bent verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van het kantoor. Jij regelt alles en vindt het leuk om ervoor te zorgen dat anderen ongestoord hun werk kunnen doen. Je bent zichtbaar als aanspreekpunt binnen de organisatie en proactief in de ondersteuning van je collega’s. Je draagt zorg voor de uitstraling van het kantoor en beheert overige facilitaire zaken.

Je maakt deel uit van de backoffice en legt verantwoording af aan de financieel directeur.

Overall begrijp jij als geen ander dat door jouw proactieve ondersteuning, je collega’s effectief en optimaal kunnen werken. Samengevat: collega’s worden blij van het feit dat jij hen dagelijks ontzorgt.

Taken & Verantwoordelijkheden

Projectadministratie:

  • Urenadministratie / Projectadministratie
  • Urenrapportages
  • Facturatievoorbereiding
  • Beheer inkooporders

Officemanagement:

  • Ontvangst van bezoekers en leveranciers;
  • Aanname van intern en extern telefoonverkeer
  • Beheer van archief en documentatie
  • Beheer facilitaire zaken (o.a. kantoorbeleid, voorraadbeheer)
  • (Proactieve)ondersteuning bij interne en relationele events
  • Ondersteuning van de P&O Manager

Functie-eisen:

  • Minimaal MBO+/HBO werk- en denkniveau;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (mondeling en schriftelijk);
  • Goede communicatieve vaardigheden;
  • Representatief;
  • Ervaring met Exact Synergy is een sterke pré;
  • Je bent behulpzaam, nauwkeurig en proactief;
  • Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring (bij voorkeur in een soortgelijke functie);
  • Je vindt het leuk om in een dynamische omgeving te werken, bent sociaal, klant- en servicegericht en geïnteresseerd.

 Competenties

De volgende competenties zijn belangrijk om succesvol te kunnen zijn als medewerker Projectadministratie / Officemanager bij Energy21:
Gedreven, accuraat, betrokken, communicatief sterk, stressbestendig, proactief, organisatiebewust, integer, dienstverlenend en pragmatisch.

Wij bieden

Een veelzijdige functie in een platte organisatie met een open cultuur, ruimte voor eigen initiatief en ruimte voor ontwikkeling. En bij de functie passende (marktconforme) primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden.

Inzet: per direct minimaal 32 uur per week (bij voorkeur verdeeld over 5 dagen)

Standplaats: Utrecht (Papendorp)

Contact

Indien je interesse hebt in deze functie kun je je motivatie en CV sturen naar P&O via didi.dorssers@energy21.com of neem contact op met Didi via +31 (0)6 33 98 84 46.

Apply Online